Asistente Ejecutivo y Coordinador de Operaciones de Práctica - Contratos
New York
Asistente Ejecutivo y Coordinador de Operaciones de Práctica - Contratos
Medio tiempo • New York
Ubicación: Nueva York, NY
Horario: Temporal/Contrato | 3–5 días a la semana
Tipo de consulta: Consulta médica estética privada propiedad de un profesional
Buscamos un Asistente Ejecutivo y Coordinador de Operaciones de Práctica altamente organizado, experimentado y proactivo para trabajar estrechamente con el propietario y clínico principal de una consulta médica estética privada en la ciudad de Nueva York.
Este es un rol híbrido único para alguien que entiende tanto el lado clínico como el empresarial de una consulta privada. El candidato ideal tiene experiencia en dermatología, cirugía plástica, estética o un entorno médico similar, y se siente igual de cómodo gestionando pacientes y personal mientras gestionan operaciones empresariales, administración financiera, informes, coordinación de marketing y proyectos especiales.
El puesto será inicialmente temporal durante aproximadamente seis semanas, de 3 a 5 días a la semana.
Sobre el puesto
La Asistente Ejecutiva y Coordinadora de Operaciones de Práctica actuará como la mano derecha de confianza del propietario de la clínica, apoyando tanto sus responsabilidades clínicas como las operaciones comerciales detrás de la clínica.
Un componente importante de este puesto será garantizar que la infraestructura empresarial diaria de la práctica siga funcionando sin problemas, incluyendo la administración financiera, la coordinación de nóminas, la contabilidad, la elaboración de informes, el marketing, el desarrollo de negocio y los proyectos operativos.
Esta persona debe ser alguien que pueda incorporarse a una consulta establecida, entender rápidamente cómo funciona el negocio, mantener los asuntos importantes en movimiento sin una dirección constante e identificar qué necesita atención antes de que se convierta en un problema.
Este es un puesto práctico que requiere un gran juicio, discreción, organización y la capacidad de moverse sin problemas entre el apoyo ejecutivo, las operaciones de la consulta, asuntos de personal y pacientes, y proyectos empresariales.
Responsabilidades clave
Apoyo ejecutivo
- Proporcionar apoyo administrativo y organizativo de alto nivel al propietario de la consulta y al clínico principal
- Anticipa las necesidades y gestiona proactivamente los seguimientos y los asuntos pendientes
- Coordina las comunicaciones con miembros internos del equipo, proveedores, consultores y socios externos
- Prepara la información, informes y materiales necesarios para reuniones y decisiones empresariales
- Maneja la información confidencial y sensible con un alto nivel de discreción
- Actúa como enlace de confianza entre el propietario y el equipo de práctica
Operaciones y Administración Empresarial
- Mantener la continuidad de las operaciones diarias del despacho
- Haz un seguimiento de plazos importantes, responsabilidades recurrentes, pagos, renovaciones y tareas administrativas
- Coordina con contables externos, contables, proveedores de nóminas, proveedores de beneficios y otros socios comerciales
- Ayuda con la contabilidad y la administración financiera
- Revisa y organiza la información financiera y asegúrate de que los asuntos importantes se cumplan
- Coordinar la nómina y los procesos administrativos relacionados
- Ayuda con cuentas a pagar, seguimiento de gastos y documentación financiera
- Preparar y mantener informes mensuales de negocio y operativos
- Ayuda a monitorizar ingresos, gastos, cobros, nóminas, COGS y otros indicadores clave del negocio
- Identificar discrepancias, elementos pendientes o áreas que requieran la atención del propietario
- Mantener registros empresariales organizados y documentación operativa
Desarrollo y crecimiento empresarial
- Apoya al propietario con iniciativas continuas de desarrollo empresarial y crecimiento
- Ayuda a hacer seguimiento de proyectos relacionados con la expansión de la consulta, el crecimiento de ingresos, las alianzas y las nuevas oportunidades
- Investiga proveedores, asociaciones, plataformas y oportunidades de negocio según sea necesario
- Ayudar a implementar nuevos sistemas, programas e iniciativas operativas
- Mantener los plazos del proyecto y asegurar el seguimiento entre múltiples partes interesadas
- Ayuda con la escalada de sistemas y procesos a medida que la práctica sigue creciendo
Marketing y Redes Sociales
- Coordina iniciativas y calendarios de marketing en curso
- Ayuda con la planificación de redes sociales, la programación y la coordinación de contenidos
- Coordina con marketing externo, relaciones públicas, redes sociales, creativo y otros proveedores
- Ayuda a organizar sesiones de fotos, eventos, colaboraciones, campañas y proyectos especiales
- Haz un seguimiento de las iniciativas y plazos de marketing
- Ayuda con el email marketing, boletines, comunicaciones promocionales y otras iniciativas orientadas al paciente
- Ayuda a garantizar que los proyectos de marketing avancen según lo previsto y estén alineados con las prioridades del propietario
Personal y gestión de prácticas
- Ayudar en la coordinación y gestión diaria del personal
- Ayuda a supervisar horarios, cobertura, días libres y necesidades operativas
- Apoyo al personal en la comunicación y rendición de cuentas
- Ayudar con la incorporación, la formación, las reuniones y los procesos internos
- Ayuda a garantizar que se cumplan los flujos de trabajo y estándares establecidos
- Identificar problemas operativos y presentar soluciones al propietario
- Servir como recurso y punto de contacto para el personal cuando sea apropiado
Experiencia del paciente
- Apoya el enfoque de atención al paciente de alta conexión y concierge de la consulta
- Asistir con asuntos complejos o escalados del paciente
- Coordinar la programación de los pacientes y la disponibilidad de los proveedores cuando sea necesario
- Comunícate con los pacientes de forma profesional y discreta
- Ayuda a garantizar que las preocupaciones de los pacientes se resuelvan de forma rápida y adecuada
- Comprende las expectativas y la discreción necesarias al trabajar en una consulta médica privada de alto nivel
Cualificaciones
Obligatorio
- Experiencia previa en dermatología, cirugía plástica, estética médica o una consulta privada similar
- Experiencia demostrada en gestión de personal, gestión de pacientes o ambas
- Sólido conocimiento de las operaciones de una consulta médica
- Habilidades excepcionales de organización y seguimiento
- Comunicación escrita y verbal sólida
- Capacidad para gestionar información confidencial con discreción
- Cómodo trabajando de forma independiente y asumiendo responsabilidades
- Gran atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples prioridades simultáneamente
- Dominio de la tecnología estándar de negocios y oficina
Fuertemente preferido
- Experiencia previa apoyando a un propietario de consulta, médico, clínico, ejecutivo o empresario
- Experiencia en contabilidad, administración financiera, nóminas o coordinación contable
- Experiencia con QuickBooks o software de contabilidad similar
- Experiencia preparando o manteniendo informes empresariales
- Experiencia en marketing, redes sociales, email marketing o desarrollo de negocio
- Experiencia coordinando proveedores externos y consultores
- Experiencia en un entorno de conserjería, lujo, boutique o médico de alta conexión
El candidato ideal
La persona adecuada no es simplemente un asistente administrativo. Buscamos a alguien que pueda actuar como un verdadero socio operativo para el propietario.
La persona adecuada no es simplemente un asistente administrativo. Buscamos a alguien que pueda actuar como un verdadero socio operativo para el propietario.
Eres alguien que:
- Comprende el entorno único de una consulta médica privada
- Puede hablar con tranquilidad con clínicos, personal, pacientes, proveedores y socios comerciales
- Está muy organizado pero también se siente cómodo operando en un entorno dinámico
- Puede gestionar los detalles sin perder de vista el panorama general
- Toma la iniciativa en lugar de esperar a que le digan qué hacer
- Puedes mirar una tarea pendiente e instintivamente entender qué hay que hacer a continuación
- Se siente cómodo trabajando con números, información financiera, informes y administración de empresas
- Puede gestionar varios proyectos simultáneamente y mantenerlos en marcha
- Tiene un gran juicio y sabe cuándo resolver algo de forma independiente en lugar de llevarlo al propietario
- Es pulido, profesional, discreto y cercano
- Entiende que en una consulta privada pequeña, todos juegan un papel importante para mantener el negocio en marcha
Esta es una oportunidad para trabajar estrechamente con el propietario de una consulta médica estética privada consolidada y en crecimiento y para tener una implicación significativa en todo el ámbito operaciones clínicas, gestión empresarial, experiencia del paciente, marketing y crecimiento.
Remuneración: Acorde con la experiencia.
Compensación: 30,00 $ - 45,00 $ la hora
Acerca de SoVous
SoVous se está expandiendo, pero manteniéndose fiel a lo que somos. Somos una pequeña empresa orgullosamente operada y propiedad de mujeres con grandes planes para crecer internamente, no en una cadena corporativa, sino en una versión aún más fuerte de la práctica boutique personalizada que aman nuestros pacientes. Creemos en el crecimiento sin sacrificar el alma. Nuestro objetivo es construir un equipo que respalde nuestros servicios en evolución mientras preserva la calidez, flexibilidad e integridad de un negocio muy unido.
Estamos ubicados en el Upper East Side de Manhattan y ofrecemos una gama completa de servicios estéticos y de bienestar, desde Botox y rellenos dérmicos hasta tratamientos avanzados con láser, terapias de salud para mujeres y capacitación clínica para otros proveedores. Nuestra práctica está dirigida por profesionales experimentados y respetados por la industria apasionados por los resultados y la educación de los pacientes.
Buscamos miembros del equipo que quieran crecer con nosotros, no solo en habilidades, sino también en oportunidades. Valoramos a las personas impulsadas por su carrera, emprendedoras y orientadas a las soluciones. Si eres el tipo de persona que ve una mejor manera de hacer algo y toma la iniciativa para que suceda, prosperarás aquí. Creemos que cada rol puede evolucionar hacia algo más grande, y queremos miembros del equipo que estén entusiasmados por dar forma a su posición a medida que crecemos. Lo más importante es que queremos personas que se preocupen por este negocio tanto como nosotros, porque todo lo que hacemos está diseñado para elevar la experiencia del paciente y crear una práctica de la que estamos orgullosos de ser parte a largo plazo.
(si ya tienes un currículum en Indeed)
O aplicar aquí.
